Документы для открытия фитнес-клуба

Специфика сбора документом для открытия фитнес-клуба заключается в том, что их необходимо согласовывать в разных инстанциях. Это требует определённых ресурсов, как денежных на уплату различных государственных пошлин, так и временных. Процедура рассмотрения и согласования некоторых документов чётко регламентирована. В нашем обзоре будет рассмотрен вопрос: «Какие документы нужны для деятельности фитнес клуба?»

Важность юридических документов нельзя недооценивать. Без них любая деятельность будет признана незаконной. Иначе правовые последствия в виде административной и уголовной ответственности не заставят себя долго ждать. Поэтому к сбору юридических документов нужно подойти серьёзно. В первую очередь стоит обзавестись документами на помещение, где планируется размещение фитнес-клуба. Тут есть два варианта: заключение договора аренды с собственником помещения или оформление права собственности на собственное имя. От местонахождения точки ведения бизнеса зависит территориальное определение тех государственных и контролирующих органов, с которыми в дальнейшем придётся согласовывать другие документы. В обязательном порядке к таким учреждениям относятся: Пенсионный Фонд Российской Федерации, Госкомстат, Роспотребнадзор, Пожарная инспекция и СЭС.

Для каждой организации нужно собрать чётко регламентированный пакет документов. Список для Роспотребнадзора:

• Программа производственного контроля.
• Паспорт тренажерного зала.
• Договора на вывоз ТБИ и утилизацию ртутных ламп.
• Договора с коммунальными службами.
• Контракт с организацией, обслуживающей вентиляцию.
• Правоустанавливающие документы на ведение бизнеса и на помещение.
• Положительное заключение от СЭС и пожарной инспекции.
• Санитарные книжки и дипломы сотрудников.
• Свидетельство о государственной регистрации.
• Договоры на дезинфекцию, дезинсекцию и дератизацию.
• Заявление установленного образца.

В отдел архитектуры потребуются все кадастровые документы, планы БТИ с экспликацией, гарантийное письмо, в котором владелец помещения выражает согласие на изменение фасада и выставление рекламных вывесок и заявление в местный отдел архитектуры.

Выбор правовой формы

Правовая форма деятельности организации ведения бизнеса в фитнес-индустрии может быть реализована посредством ИП или ООО. Для регистрации ИП человеку достаточно иметь паспорт, квитанцию об оплате госпошлины и следует написать заявление в территориальный налоговый орган. Для ООО перечень документов более обширен. Ещё одним требованием для ООО является наличие уставного капитала сформированного за счёт долей его участников. Минимальный размер уставного капитала составляет 10 000 рублей.

Правовая форма в виде ООО более привлекательна для привлечения инвестиций. Кредитные организации охотнее выделяют ссуды, так как имущество ООО выступает гарантом возврата кредита. Однако для ООО необходимым условием является ведение бухгалтерского учёта. Штрафные санкции и налоги более высокие, чем для ИП. Кроме того, ООО предполагает наличие сотрудников, расходы на налоги и страховые взносы во внебюджетные фонды за которых нужно оплачивать ежемесячно. Закрыть деятельность ИП намного проще, чем ООО, так как последнему придётся рассчитаться с участниками и сотрудниками по всем обязательствам, а также сдать ликвидационный баланс.

Таким образом, если при открытии фитнес-клуба прослеживается тенденция постепенного наращивания оборотов без привлечения инвесторов и кредиторов, с небольшим штатом сотрудников, то самым оптимальным решением будем индивидуальное предпринимательство. При более масштабном охвате рынка услуг и основательной организации бизнеса, внедрением системы бухгалтерского учёта следует выбирать такую форму, как ООО.

Основной пакет документов + ОКВЭДы

В основной пакет правоустанавливающих бумаг организации входят:

• Заявление на регистрацию.
• Устав ООО с указанием общего уставного капитала
• Договор об учреждении ООО с приложением протокола собрания учредителей.
• Документы о правовом статусе помещения.
• Квитанция об оплате госпошлины с точностью до ноля.

Помимо этого любая деятельность подлежит кодировке в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности (ОКВЭД). Это требование реализуется на государственном уровне и призвано упростить механизмы для реализации взаимоотношений между государством и организацией. Так, по кодам ОКВЭД есть возможность получать от государства субсидии и льготы по налогам во время сложных экономических потрясений.

Если кроме основного вида деятельности в фитнес-клубе будет осуществляться продажа продовольственных товаров или продуктов промышленного производства, оказываться другие услуги — массаж, спа, ногтевой сервис, то при регистрации следует указать дополнительные коды ОКВЭД. Достаточно воспользоваться специальным справочником, содержащим описание всех кодов. Всё что не приносит прямого дохода от деятельности фитнес-клуба относится к доходам от сопутствующей или вспомогательной деятельности.

Основной причиной возникновения бухгалтерской отчётности в фитнес-клубе служит внедрение системы бухгалтерского учёта. В зависимости от многообразия и разветвленности статей расхода и прибыли формируется бухгалтерская документация. В ней отражается весь круговорот денежных средств, независимо от того, поступили они от клиента или банка, учитываются в денежном эквиваленте материалы, оборудование, выплачивается зарплата сотрудникам, отчисления и налоги. В большинстве случаев этот процесс автоматизирован и достигается посредством работы компьютерных программ, например 1С.Бухгалтерия. По итогам года формируется баланс организации и предоставляется в налоговые органы по УСН или ОСН. Бухгалтерский учёт в работе фитнес-клуба имеет определённые сложности в части правильного отражения в проводках реализации клубных абонементов как доходов будущих периодов. Использование онлайн-касс и скидок также требует взвешенного бухгалтерского подхода и соответствующего отражения. Всё приобретённое оборудование должно пройти сертификацию безопасности.

Дополнительные источники информации на бумажном носителе нужны для управления технологическими процессами тренажерного зала и поддержания санитарных и противопожарных условий. К ним относятся контракты:

• На стирку полотенец, спецодежды, других тканей.
• На периодический медосмотр персонала.
• На установку и обслуживание пожарной сигнализации, систем пожаротушения.
• На техническое обслуживание и установку систем кондиционирования и вентиляции.
• На доставку воды.
• На поставку энергоснабжения.
• На слив сточных вод.
• Кадровая документация, включающая должностные обязанности, штатное расписание, графики работ, отпусков, табели учёта рабочего времени, распоряжения и приказы руководства касательно работников и внутреннего распорядка.
• Набор источников, входящих в Уголок потребителя, таких как －устав, свидетельство о постановке на учёт в налоговый орган, расписание работы, книга отзывов и предложений, прейскурант услуг и цен на них, имеющиеся сертификаты, контакты руководства, надзорных органов.
• Подшивка для СЭС, куда входят графики уборки, дезинфекции, журналы, отражающие работы, связанные с этим профилем.
• Пакет по ППБ и охране труда с журналами инструктажей, учёта средств пожаротушения, их проверок и обслуживания систем оповещения, а также приказами о назначении ответственных лиц за пожарную безопасность.

Возможно, для реализации дополнительных услуг возникнет необходимость в получении дополнительных лицензий и разрешений.

Уточнить необходимый пакет можно в территориальных отделениях контролирующих служб.

Документы СЭС

После регистрации правовой формы организации необходимо подготовить и направить в СЭС:

• Санитарно-эпидемиологическое заключение о том, что помещение фитнес-клуба соответствует санитарным нормам Российской Федерации.
• Паспорт спортивного учреждения.
• Программа производственного контроля, где зафиксированы действия по соблюдению санитарных норм в помещении.
• Разрешение от Роспотребнадзора, сформированное на основе санитарно-эпидемиологического заключения.
• Договоры на дезинсекцию, дезинфекцию и дератизацию.
• Договор на вывоз твёрдых бытовых отходов и утилизацию отходов, в том числе содержащих ртуть.
• Договор на обслуживание системы вентиляции.
• Медицинские книжки работников.
• Журналы учёта действий, затрагивающих санитарное благополучие.

Документы для пожарной инспекции

Для пожарной инспекции требуются: план помещения тренажерного зала с экспликацией БТИ, выписка из ЕГРИП или ЕГРЮЛ, руководство по пожарной безопасности, различные договоры с организациями, устанавливающими и обслуживающими систему оповещения о пожаре, имеющими соответствующие сертификаты, акты проверки вентиляционной системы, документы, подтверждающие знание правил пожарной безопасности работниками, заявление в территориальный отдел.

Самое главное при сборе документов — это то, что они должны соответствовать действительности. Внимательно изучите как содержание источника, так и сроки действия и грамотно ли документ составлен. Проверьте есть ли печати, подписи в реквизитах документа. Даже если в нём есть искажение в одну букву или цифру его в будущем могут признать недействительным. Разумеется, нельзя исключить человеческий фактор. Так что следует проверять все документы тут же, как только получили, верна ли изложенная информация реальным фактам. Иначе, скорее всего, вы посетите не один раз надзорные органы по одному и тому же вопросу. Ко всей документации стоит относиться бережно, избегать возможности повреждения, попадания грязи и влаги. Ещё один момент касаемо порядка действий при сборе документов: сперва следует процедура регистрации, далее проверка клуба службами СЭС и пожарной инспекции. Затем собираются пакеты для предоставления в прочие надзорные инстанции, которые, в свою очередь, проверяют их в порядке очереди, то есть эта процедура занимает какое-то время. Собирая свидетельства, справки и прочие материалы рекомендуем соблюдать имеющейся порядок сбора для избежания наложения сроков либо неоправданных простоев.